Nebenkostenabrechnung erstellen — Schritt für Schritt

Warum die Nebenkostenabrechnung so wichtig ist

Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist für Vermieter Pflicht — und gleichzeitig eine der häufigsten Fehlerquellen im Mietverhältnis. Laut dem Deutschen Mieterbund ist jede zweite Abrechnung fehlerhaft. Das muss nicht sein.

Was gehört in die Nebenkostenabrechnung?

Gemäß der Betriebskostenverordnung (BetrKV) dürfen nur umlagefähige Kosten abgerechnet werden:

• Grundsteuer — wird von der Gemeinde erhoben
• Wasserversorgung — Frischwasser und Abwasser
• Heizkosten — Brennstoff, Wartung, Schornsteinfeger
• Warmwasser — falls zentral erzeugt
• Aufzug — Betrieb, Wartung, TÜV
• Straßenreinigung & Müllabfuhr
• Gebäudereinigung & Ungezieferbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung (Allgemeinflächen)
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hauswart
• Gemeinschaftsantenne / Kabel
• Sonstige Betriebskosten (im Mietvertrag vereinbart)

Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung, Reparaturen und Rücklagen.

Welche Fristen gelten?

• Die Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen (§ 556 Abs. 3 BGB)
• Verpasst der Vermieter die Frist, kann er keine Nachzahlung mehr verlangen — Guthaben muss er trotzdem auszahlen
• Der Mieter hat 12 Monate Zeit, Widerspruch einzulegen

Umlageschlüssel — so verteilst du die Kosten

Es gibt verschiedene Verteilerschlüssel:

• Nach Wohnfläche — der häufigste Schlüssel
• Nach Personenzahl — bei verbrauchsabhängigen Kosten sinnvoll
• Nach Verbrauch — bei Heizung und Wasser (teilweise Pflicht)
• Nach Einheiten — jede Einheit zahlt gleich viel

Wichtig: Heizkosten müssen zu mindestens 50 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden (Heizkostenverordnung).

Die 5 häufigsten Fehler

• Frist verpasst — 12-Monats-Frist ist eine Ausschlussfrist
• Nicht umlagefähige Kosten — Verwaltung oder Reparaturen eingerechnet
• Falscher Verteilerschlüssel — muss zum Mietvertrag passen
• Fehlende Belege — Mieter hat Einsichtsrecht
• Rechenfehler — passiert bei manueller Berechnung schnell

So geht es einfacher

Mit Propertis legst du Kostenpositionen an, wählst den Umlageschlüssel und importierst Zählerstände. Die Software berechnet den Anteil pro Einheit automatisch und erzeugt eine druckfertige PDF — BetrKV-konform und in Minuten statt Stunden.